3 maneras de ahorrar tiempo y ganar más con tu negocio

10 Feb 3 maneras de ahorrar tiempo y ganar más con tu negocio

 

Todo negocio en crecimiento se encuentra con un techo si no implementa acciones para ahorrar tiempo y, a partir de eso, poder generar más ingresos. 

En el artículo de hoy te cuento 3 acciones que puedes implementar hoy mismo en tu empresa para optimizar la gestión del tiempo y maximizar la rentabilidad.

Ahorrar tiempo y aumentar tus ingresos es posible

 

Si de aumentar la rentabilidad de una empresa se trata, permíteme decirte: no hay secretos ni recetas milagrosas, sino más bien una serie de acciones implementadas y sostenidas a largo plazo para obtener cambios y resultados sustanciales, entre ellas las que veremos a continuación.

 

3 maneras de optimizar el tiempo y aumentar tus ingresos

 

1) Estandarizar

 

Tener un proceso de trabajo estandarizado te dará infinitas ventajas. Las operaciones que suceden dentro de una empresa necesitan de un proceso de estandarización para poder crecer de manera organizada y sostenida. 

Si piensas que tu negocio es “aún demasiado chico” para tener procesos estandarizados, comienzas mal: si no estandarizas, nunca serás lo “suficientemente grande” para sacar provecho de dichos procesos.

La estandarización sirve para entender el comportamiento de tu negocio y cómo está trabajando el equipo: si se cumplen los plazos, si se respetan los roles, si hay orden, entre otras cosas. El proceso de estandarizar te permitirá tener un punto de referencia desde el cual analizar si las cosas se están haciendo bien o mal y cuánto y cómo se podrían mejorar. 

Puede que hoy tu negocio tenga éxito, vendas a diario y factures un monto que permite su funcionamiento y te deja, incluso, ganancias que consideras óptimas. Pero, ¿qué pasaría si aumentaras tu inversión en publicidad y duplicaras tu producción? ¿Sabrías cómo hacerlo de manera organizada y efectiva? Si tu respuesta es no, o una frase del estilo “me volvería loco” se cruza por tu mente, ya tienes la respuesta: necesitas estandarizar procesos, porque eso es lo que te facilitará el correcto funcionamiento en un futuro, sea cual sea la circunstancia. 

Veamos algunos ejemplos:

En mi caso, que vendo entrenamientos en creación y estrategia de negocios, he estandarizado los materiales que entrego a mis clientes. Si bien mi servicio es personalizado y tengo encuentros 1:1 para acompañar a mis clientes a implementar lo aprendido, no creo materiales nuevos para cada cliente que contrata mi servicio. 

Si en tu caso, por ejemplo, vendes productos, y principalmente éstos son elaborados de una forma artesanal, aunque te parezca imposible, también puedes estandarizar colores, tamaños, formas, materiales. 

Esto disparará tu productividad y reducirá los costos de mano de obra.

Al momento de hacer marketing y vender, también puedes estandarizar algunas partes del proceso. Como, por ejemplo, los mensajes que envías vía correo o contestaciones por WhatsApp. Incluso, al momento de hacer posteos para redes sociales, puedes crear diseños con plantillas estandarizadas en Canva para cada temática de contenido y luego solo hacer pequeñas modificaciones.

En resumen, estandarizar los procesos de tu negocio no solo te brindará un mayor conocimiento sobre su situación actual, también te brindará los indicadores necesarios para analizar, guiar y tomar decisiones acordes a los sucesos y objetivos futuros. 

 

2) Crear sistemas y procesos dentro de la empresa

 

Según la RAE, un sistema es un “conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente enlazados entre sí”. Para que una empresa pueda funcionar correctamente, y no solo sobrevivir, sino crecer, es necesario crear sistemas que rijan lo que sucede dentro. 

Los sistemas, además de mejorar, te permiten mantener un nivel de calidad y productividad óptimo para tener resultados, en mayor o menor medida, previsibles, y en caso de haber cambios, que sean para mejor o para solucionar imprevistos dentro del sistema ya establecido.

Y aquí te digo lo mismo que en el punto anterior: si tu negocio aún está conformado solo por ti, y por eso crees que no necesitas un sistema, cuéntame cómo harás para crecer cuando no te den las manos para responder y trabajar a la vez. 

 A la hora de realizar un sistema, tienes que tener en cuenta que:

∙Debe tener un principio y un final claro.

∙Debe estar documentado.

∙Debe poder ser repetible.

∙Debe ser medible.

∙Debe ser fácil de seguir.

 

Cómo crear un sistema

 

Cuando hablamos de crear un sistema, hablamos de resumir de la forma más clara y simple qué es lo que hay que hacer. Para crearlo, analiza y define:

∙Cuál es el resultado que se espera a partir de ese sistema o proceso.

∙Qué herramientas, equipos y recursos son necesarios para llevarlo a cabo.

∙El cómo, la manera en la que debe hacerse el trabajo.

∙Dónde tendrá lugar el proceso.

∙Quién debe realizar el proceso o las diferentes tareas o instancias que lo componen. 

∙Qué sucederá una vez obtenido el resultado o punto final.

∙Cómo se sabrá que el sistema está siendo respetado y puesto en marcha. 

∙Y algunos detalles más, como: responsable de control del sistema, condiciones para que el sistema pueda realizarse y tiempo de ejecución del proceso completo.

Para empezar, piensa en un proceso concreto de tu negocio, por ejemplo: el proceso de producción. 

Anota el paso a paso de todo el proceso completo, como así también cuánto tiempo te lleva cada paso y los materiales que necesitas para implementarlos. Una vez que escribas esto en un papel y puedas verlo gráficamente, piensa cómo podrías reducir los tiempos y materiales usados en cada etapa. 

Te sorprenderá la cantidad de tiempo y recursos que puedes ahorrar con pequeñas mejoras.

Beneficios de implementar sistemas en tu negocio

 

∙ Reducción del tiempo de ejecución de tareas: Si para cualquier tarea dispones de un listado del paso a paso claro, te ahorrarás muchísimo tiempo en decidir cómo hacer las cosas, porque simplemente deberías hacerlas (tú o tu empleado).

∙ Mayor calidad: Un sistema para ejecutar te permitirá obtener siempre la misma calidad en el resultado final, porque nada está librado al azar.

 ∙ Reducción de costos: Acortar los tiempos de ejecución, conocer los materiales necesarios y reducir el tiempo de ejecución y los materiales a utilizar, te permite con facilidad hacer previsiones y estudiar modos de mejorarlos y reducirlos.

 ∙ Delegación con mayor tranquilidad, porque todos sabrán exactamente qué y cómo hacer las tareas de la empresa.

 

3) Automatizar todo lo que se pueda

 

La automatización consiste en utilizar cierta tecnología para la realización de tareas casi sin necesidad de personal. Se pueden automatizar tareas y procesos en cualquier sector del negocio en el que se lleven a cabo tareas que se repiten de forma sistemática. 

Puede que este término te remita a un entorno industrial, como la fabricación de automóviles o productos a nivel masivo, pero te aseguro que en más de un proceso de tu empresa puedes implementar una automatización hoy mismo.

Veamos algunos ejemplos que puedes implementar:

∙Seguimiento posventa y de abandono de carritos en tu e-commerce.

∙Mensajes de bienvenida y solicitudes de testimonios/valoraciones.

∙Felicitaciones de cumpleaños o fechas especiales.

∙Captación de leads para incrementar tu base de potenciales clientes.

 

En conclusión

Si quieres aumentar la efectividad, productividad y, por supuesto, rentabilidad de tu negocio, implementar estas 3 acciones será fundamental.

Lograr que tu empresa tenga éxito no solo depende de cuántas ventas tengas al mes, sino también de poder sostener y aumentar tu nivel de producción, mejorar la gestión del tiempo y de tareas y sobre todo, de planificar un crecimiento estratégico y sostenido en el tiempo.