Cómo ser más productivo trabajando inteligentemente

Cómo ser más productivo trabajando inteligentemente

 

Tu vida como emprendedor puede llegar a ser agotadora. Siempre hay algo para hacer y el tiempo nunca parece ser suficiente. Y generalmente caemos en el error de forzar nuestro cuerpo y mente hasta el límite, como si fuéramos robots. Y cuando esto pasa, el estrés se cobra sus facturas. La clave no está en forzar tu energía al límite, poniendo en riesgo tu salud física y mental. La clave es trabajar inteligentemente.

¿Pero cómo se trabaja inteligentemente?

Concentrando toda nuestra energía y atención en la realización de tareas que nos conduzcan a alcanzar los objetivos planteados. Como puedes observar aquí hay tres cuestiones que son claves: la definición de objetivos, la priorización de tareas y concentración para desarrollar las tareas.

Veamos un poco más en detalle cada uno de estos puntos.

 

  1. La definición de objetivos

El primer paso que debes dar es definir qué objetivos quieres alcanzar. Una vez determinados los objetivos, puedes concentrarte en definir la estrategia, es decir, cómo piensas alcanzarlos. De esto nos ocuparemos en el punto 2 y 3.

Ahora, volviendo a los objetivos, es muy importante que estén bien definidos y no sean vagos. Porque sólo de esa forma podrás imaginar el resultado deseado y sentirás ilusión por concretarlo. No es lo mismo decir “quiero aumentar las ventas”, a decir “quiero que las ventas aumenten en un 50% en el próximo trimestre”. ¿Puedes notar la diferencia? La primera afirmación es demasiado general y no te motiva a actuar porque no sabes por dónde empezar. En cambio, la segunda afirmación, si bien puede ser desafiante te motiva a pensar qué deberías hacer para cumplir con este objetivo. Sólo si puedes responder a ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? y ¿Por qué? Te sentirás motivado a ponerte en acción.

También es importante que el objetivo esté enfocado de forma positiva. Es decir, pon el foco en lo que quieres lograr hacia adelante, no en lo que te quieres alejar. Ejemplo: “aumentar los beneficios de la empresa en un 30% este año”, y no “dejar de perder dinero con mi negocio”.

Más concretamente, un objetivo bien definido u objetivo SMART debería cumplir con estas cinco características:

Specific (específico): define tus objetivos de la forma más detallada y precisa posible. Puedes guiarte respondiendo a las siguientes cuestiones: qué, cuándo, cómo, dónde y quién.  Cuanta más información aportes más simple te será definir una estrategia, y por ende, alcanzar tus objetivos.

Measurable (medible): para poder saber si efectivamente conseguiste lo que te habías propuesto, es clave que tu objetivo pueda ser medido cuantitativamente.  Por eso es importante que involucres números en su definición. Ejemplo: “aumentar los ingresos en un 30%”, “disminuir un 10% los costos”.

Attainable (alcanzable): es importante que tus objetivos sean por un lado desafiantes, lo cual te motivará a alcanzarlos, pero también deber ser posibles de alcanzar. ¿Qué sentido tiene fijar un objetivo ambicioso si no cuentas con los recursos para alcanzarlo? Lejos de motivarte, vivirás en con una sensación de fracaso constante. Por ello, al momento de fijar un objetivo debes previamente hacer un análisis de los recursos con los que cuentas para lograrlo.

Relevant (relevante): aquí debes preguntarte porqué es importante para vos alcanzar este objetivo. Este punto está muy ligado al anterior. Porque, aunque el objetivo sea muy relevante para vos o tu empresa, también es importante hacer un análisis de los recursos con los que cuentas, y así evitar posteriores emociones de frustración que te lleven a desistir.

Timely (a tiempo): los objetivos deben fijarse en un espacio temporal concreto. No sirve decir algún día o más adelante. Porque esto no te motiva a actuar hoy y postergar eternamente la consecución de los objetivos. Además, la variable tiempo es clave al momento de evaluar si se cumplieron o no los objetivos. Si no fijas un momento de comienzo y finalización es muy probable, como te dije antes, que nunca los logres.

 

  1. La priorización de tareas

Una vez definidos los objetivos, hay que convertirlos en acciones concretas para alcanzar los resultados. Pero, además de realizar un listado con todas las tareas, es fundamental que delimites cuáles son las más importantes. Es decir, cuáles son aquellas tareas que generan un mayor impacto en la consecución de tus objetivos.

¿Por qué es importante esto?

Porque tu tiempo y energía son limitados, y obviamente no querrás desperdiciarlos realizando tareas que no te acercan a los resultados deseados. Si tienes claridad de cuáles son estas tareas prioritarias te resultará más fácil concentrarte en terminarlas.

Por eso, al momento de llenar tu agenda deberías preguntarte: ¿Cuáles son esas 2 o 3 tareas que si realizo hoy me acercarán a mi objetivo? Luego intenta realizarlas lo más pronto posible, para luego sí concentrarte en otras tareas secundarias. No sigas adelante con nuevas tareas sin primero haber finalizado las tareas que te planteaste como importantes para concluir ese día.

 

  1. Concentración para cumplir con las tareas

Ahora que ya tienes en claro unos objetivos específicos y qué tareas son las más importantes para alcanzarlos, debes administrar correctamente tu energía para alcanzar los resultados sin agobiarte.

¿Y cómo logras esto?

Siendo productivo

¿Pero qué significa ser productivo?

Enfocar completamente toda nuestra energía y atención en una tarea específica.

Sé que puede ser todo un desafío. Pero si quieres aprovechar toda tu energía para conseguir resultados espectaculares, no tienes otra opción. Ya se ha demostrado científicamente en el campo de la neurología que cuanta más atención intente prestar a varias cosas a la vez, más difícil será que las ponga en práctica.

A esto se le llama penalización del cambio cognitivo. Cada vez que cambias de temas hay un costo de fricción. Así que cuantas más veces cambies de temas, mayor será este costo. Lo cual se traducirá en un mayor cansancio y en tareas sin finalizar.

Centrar tu atención en una sola cosa cada vez permite que tu cerebro gaste menos energía. Por eso concentrarse en un solo tema en determinado momento es tan eficaz. Y la mejor manera de evitar un cambio cognitivo innecesario es agrupando las tareas por similitudes.

¿Cómo puedes lograr esto?

Sigue estos tres consejos:

-Elimina todo tipo de distracciones. Apaga tu teléfono, desconecta internet y pide a tus colaboradores que no te interrumpan.

-Elimina las resistencias para empezar una tarea. No siempre nos gusta hacer lo que debemos hacer. Pero no nos conformemos con eso. Miremos más profundo. ¿Por qué no nos gusta esa tarea? ¿Por qué nos estamos saboteando? Y mira a esa tarea como un paso necesario para alcanzar un objetivo que te motive.

-Estimula tu capacidad de concentración. Te recomiendo meditar al menos 20 minutos por día, no te imaginas cuánto te ayudará a estar concentrado. También puedes dividir tus tareas en ciclos de 30 minutos, descansar 5 y volver a empezar. Pensar que son sólo 30 minutos te motivará a empezar y terminar la tarea lo antes posible.

 

En resumen, el mundo de los negocios puede ser muy exigente y estresante. Pero sinceramente no creo que todo el dinero del mundo ni el éxito de tu empresa, valgan tanto la pena como para cobrarse con tu salud. Fíjate objetivos desafiantes que te motiven a levantarte cada día con un propósito. Haz un listado de tareas y empieza por las más relevantes. Enfócate totalmente en una tarea a la vez, sin distracciones. Pero lo más importante, trabaja con alegría e ilusión, más allá de los resultados recuerda que no eres un robot y que tu energía es cíclica, respeta tu cuerpo y tu mente y verás cómo ellos nunca te boicotearán.

 

 

 

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